По отношение на управлението на времето и организацията, матрицата на Айзенхауер е съществен и лесен за използване инструмент. Неговите квадранти улесняват подкрепата за вземане на решения за определяне на приоритетите на задачите. Разберете кои са областите на приложение и как да го използвате ефективно.
Представяне на метода
Много методи, преди да бъдат използвани от мениджърите, бяха инструменти на военната стратегия. Такъв е случаят с тази матрица, представена от Дуайт Дейвид Айзенхауер.
Освен че беше 34 -ият президент на САЩ, Айк с прякора си, беше шампион във всички категории по отношение на производителността. И това в различни области. Тайната му? Инструмент - по -точно матрица - позволяваща лесно и ефективно приоритизиране според две оси: важност и спешност. Това ви позволява да нарисувате 4 различни квадранта:
- Квадрант 1 : важни и спешни задачи,
- Квадрант 2 : важни задачи, но не спешни,
- Квадрант 3 : маловажни, но спешни задачи,
- Квадрант 4 : Неважни и не спешни задачи.
Спешното набиране + / важност + е, разбира се, основният приоритет по отношение на лечението. Задачите, които не са нито спешни, нито важни, не попадат в приоритетните цели. Те дори могат да бъдат изоставени, ако са наистина ненужни.
Области на приложение
Тази добре известна класификация е приложима в много области, както в професионалния, така и в личния живот:
- управление на времето,
- организация на работата му,
- приоритизиране,
- вземане на решение ,
- делегиране на трета страна …
Интереси и ограничения
Този метод има предимството на размишлявайте върху приоритетите на своите действия и направете крачка назад в сравнение с последното.
Показаната на пръв поглед простота обаче е донякъде заблуда. Всъщност често е редуктивно да се класифицират задачите, които трябва да се изпълняват по тези 2 оси. В допълнение, субективната страна на нашата преценка може бързо да бъде спирачка, когато задачите нямат точен срок или когато става въпрос за определяне на важността или не на действие, което трябва да се извърши.
По този начин тази матрица е входната точка за анализ, чиято цел за мениджъра е по -специално да дефинира задачите, които да бъдат делегирани. В зависимост от наличното време и степента на важност на действието, което трябва да се предприеме, той може да вземе решение за частите, които може да повери на един или повече сътрудници. Целта е да се запази контролът върху натовареността и да се използва разумно добавената му стойност.
Как да използваме матрицата на Айзенхауер?
Двете оси - важност и спешност - дават възможност да се дефинират по 4 квадранта, всеки определящ характера на елементите, които съдържа съгласно тези 2 критерия.
Важността се отнася до задачите, които ви карат да продължите напред. Тя се основава на въздействието на последната върху други елементи, но също и на добавената стойност, която носи нейната реализация.
Спешността се отнася до задачи, които изискват незабавното ви внимание и се основава на времето, необходимо за завършване на последното, както и на крайните им срокове. Понякога е трудно да се определи дали даден артикул е спешен или не, тъй като често зависи от външни фактори. В допълнение, това е много субективно: степента на спешност ще варира от един човек на друг в зависимост от това как се чувстват към въпросната задача, свързана със стресовото им състояние, техните умения, техния опит, техния начин на работа и т.н.
По този начин, за да се запълни ефективно матрицата, е от съществено значение да се да бъдат обективни и да се основават на фактически и конкретни елементи доколкото е възможно.
За да се отбележи това важността надделява над спешността.
Квадрант 1: важни и спешни задачи
Списък тук:
- задачи, които изискват супер бързо внимание и действие - дори незабавно,
- на елементи, които оказват влияние върху вашите цели ,
- на елементи, които имат пряко въздействие върху напредъка на даден проект ,
- а Проблем за решаване спешно - конфликт, криза и т.н. -
- на важни обаждания / имейли, които трябва да бъдат разгледани бързо …
Някои задачи се намират тук, защото не са планирани ефективно. Такъв може да бъде случаят с изготвянето на доклад или доклад, който непрекъснато сте докладвали - който първоначално би бил поставен в квадрант 2 или 3 в зависимост от случая - и чийто срок и важност не ви оставят друг избор, освен да го направите приоритет отсега нататък, към позиция в квадрант 1.
Квадрант 2: важни, но не спешни задачи
Тази част се отнася до важни задачи, но за които степента на спешност е по -ниска от тези, позиционирани в квадрант 1. Следователно трябва да се въведе следното:
- мисии, които нямат няма близък срок на падежа, но които имат определена степен на важност за вас, вашия екип, вашия бизнес и т.н.
- на елементи за планиране през следващите седмици,
- моменти, посветени на стратегически часовник ,
- „ разработване на план за действие , проект,
- на обучение , коучинг …
Квадрант 3: маловажни, но спешни задачи
Ето „разрушителните“ елементи, които изискват незабавно внимание, но които нямат реално въздействие върху нашата работа, като например:
- лечението на някои телефонни обаждания, имейли, съобщения различни,
- на искане от служители / колеги / доставчици на услуги нужда от спешна информация, съвет, ръка за помощ,
- на задачи, които са важни за другите, но не са важни за вас и напредъка на вашата работа,
- на елементи, които можете да делегирате на трета страна …
Квадрант 4: задачи нито важни, нито спешни
Тази последна кутия засяга всички паразитни и безполезни елементи, които трябва да изоставите за по -голяма ефективност:
- лоши навици непродуктивен,
- разсейвания предотвратяване на ефективното ви движение напред (сърфиране в интернет, нежелани известия и т.н.),
- колебания отнема много време и поглъща положителна енергия,
- на размишления върху това, което нямате контрол …
В обобщение, матрицата на Айзенхауер със сигурност не е перфектна и в крайна сметка сравнително трудна за използване по ефективен и подходящ начин, но има достойнството да се прилага интересна крачка назад по отношение на управлението на най -ценната ни стока: времето, както и осъзнаването на нашето състояние на стрес и начина ни на разбиране на спешността - понякога доста относително.
Този файл е споменат в: Управление на времето: ефективност, производителност и спокойствие - Вземане на решения: процеси и клопки, които трябва да се избягват
